Advanced Inventory

ETAPE 1 : Configurer Advanced Inventory de manière générale

Dans un premier temps, vous devez configurer votre extension de manière générale et selon vos besoins dans :
System › Configuration › Wyomind › Advanced Inventory

Preferences

Dans l'onglet Preferences, commencez par choisir si vous souhaitez que la quantité et la disponibilité soient basées sur les stocks des entrepôts/points de vente (Warehouses and POS stocks) ou sur la quantité globale (Global quantity).

• Multiple assignation enabled
  Advanced Inventory vous permet d'assigner des commandes à plusieurs entrepôts/points de vente. Pour cela, vous devez activer l'assignation multiple (Multiple assignation).
• Automatic order assignation
  Vous pouvez aussi activer l'assignation automatique pour que vos commandes soient automatiquement assignées à un ou plusieurs points de vente selon plusieurs choses comme la vue magasin de la commande, le groupe de clients, l'ordre de priorité du point de vente, les règles d'assignation et l'adresse de livraison, la disponibilité des articles.
• Enable order assignation notifications
  Si vous activez les notifications des assignations des commandes, vous devriez voir un message en haut de votre admin signalant qu'une ou plusieurs commandes a besoin de votre attention comme ci-dessous :
  
  Vous pouvez afficher une notification destinée au service client lorsque des commandes ne sont pas assignées à plusieurs stocks. Vous pouvez aussi modifier la date de début des assignations de commandes (Start date for order assignation) pour pouvoir gérer en multi-stock toutes les commandes effectuées après cette date.
• Disallow assignation update for order statuses
  Avec Advanced Inventory, vous pouvez désactiver la mise à jour des assignations selon les statuts des commandes (par exemple pour les commandes terminées ou annulées). Ensuite, il vous sera impossible de modifier l'assignation des stocks pour les commandes ayant ce statut.
  Vous pouvez également activer une option (Automatically update stock status) afin de mettre à jour automatiquement le statut de stock lorsque les quantités du produit sont modifiées depuis le panneau d'administration.

System

Dans l'onglet System, vous pouvez aussi activer le journal de mouvement de stock.

• Stock movement journal
  Cet outil est très utile pour voir si les modifications au niveau des stocks ont été prises en compte. Pour vérifier les modifications de vos stocks, rendez-vous dans :
  Sales › POS / Warehouses › Stock movement journal 
  De la même manière, vous pouvez définir le nombre de jours que vous souhaitez inclure dans l'historique du journal.
• Product and order grid enhancement
  Advanced Inventory vous permet de voir vos stocks directement dans la grille des produits. Pour cela, définissez Show stock tree-view in product grid sur YES. Désormais, une nouvelle colonne Stocks doit être affichée dans :
  Catalog › Manage products

ETAPE 2 : Gérer vos points de vente

Vous devez maintenant créer vos points de vente. Pour cela, allez dans :
Sales › POS/ Warehouses › Manage POS / Warehouses

Lors de la création de vos points de vente, vous devez remplir un certain nombre de champs.

General Informations

Dans l'onglet General Informations, vous devez définir un code pour votre entrepôt/point de vente. Choisissez de l'afficher dans la liste des magasins (sur la page CMS). Donnez un ordre d'affichage ainsi qu'une latitude et longitude en utilisant la carte Google.

Address & Hours

Dans l'onglet Address & Hours, définissez l'adresse de l'entrepôt/point de vente. Entrez le numéro de téléphone ainsi qu'une adresse email. Ajoutez une image et définissez les heures d'ouverture et de fermeture du magasin. Notez que si vous avez ajouté une adresse email, une copie de l'email envoyé au client sera aussi envoyé au magasin lorsque la commande est assignée à un point de vente/entrepôt.

Store Views Selection

Advanced Inventory est une extension pour Magento qui vous permet de gérer tous les types de scénarios. En effet, vous pouvez lier un entrepôt/point de vente à une ou plusieurs vues de magasin et à un ou plusieurs groupes de clients.

Dans l'onglet Store Views Selection, définissez pour quelle(s) vue(s) de magasin vous souhaitez que cet entrepôt/point de vente soit disponible. Vous pouvez également définir votre entrepôt/point de vente disponible pour toutes les vues de magasin.

Customer Group Selection

Ensuite, dans l'onglet Customer Group Selection, sélectionnez le ou les groupes de clients qui pourront voir cet entrepôt/point de vente. Ici aussi, vous pouvez faire comme bon vous semble et choisir de rendre cet entrepôt/point de vente disponible uniquement pour les détaillants ou pour tous les groupes de clients.

Inventory settings

Dans l'onglet Inventory settings, vous avez deux sous-onglets. 

• Assignation method
  Vous pourrez dans un premier temps définir la méthode d'assignation que vous souhaitez utiliser dans Inventory setting. Vous avez le choix entre :
  Do not assign any order : N'assigner aucune commande
  Assign orders when product is available : Assigner les commandes quand le produit est disponible
  Assign orders depending on specific rules : Assigner les commandes selon des règles spécifiques. En choisissant cette option, vous avez la possibilité de créer votre propre règle afin d'assigner les commandes à ce point de vente en particulier.
  Jetez un œil à la documentation pour comprendre comment utiliser les règles d'assignation.
• Order notifications
  Vous pourrez aussi notifier les gérants des points de vente par email. Pour cela, entrez les différents emails séparés d'une virgule.
• Redirect the order to another POS/WH
  Lorsque vous décidez d'assigner des commandes, vous avez la possibilité de rediriger la commande vers un point de vente/entrepôt de secours. Cette option est très utile lorsqu'un magasin est fermé par exemple.

• Low stock notification feed
  Vous avez également le lien du flux qui comprend les produits avec un stock réduit pour ce point de vente.
• Stock status message
  Affichez un message de statut de stock sur la page produit lorsque le produit est disponible.
  

  Available now!

Dans Default settings for products, vous pourrez définir les paramètres par défaut pour les produits de ce stock.

Vous pourrez également utiliser les paramètres de la configuration par défaut pour les ruptures de stock. Dans le cas contraire, vous pourrez définir vos propres paramètres pour le statut des ruptures de stock parmi :

• No backorders : Pas de rupture de stock
• Allow quantity below 0 : autoriser les quantités inférieures à 0
• Allow quantity below 0 and notify customer : autoriser les quantités inférieures à 0 et notifier le client

Enfin, vous pourrez cliquer sur le bouton orange afin de mettre à jour tous les produits avec cette configuration.

Orders

Dans cet onglet, vous verrez toutes les commandes qui ont été assignées à ce point de vente/entrepôt.

ETAPE 3 : Gérer les ventes

Avant toute chose, vous devez savoir qu'une commande est attribuée à un ou plusieurs points de vente ou entrepôts selon les paramètres de ceux-ci :

• la vue magasin : si le client est sur la vue française, anglaise ou allemande de votre site Magento par exemple.
• le groupe de clients : s'il s'agit d'un détaillant, grossiste ou d'un simple client et selon vos réglages pour le point de vente.
• l'ordre de priorité : si le point de vente a un ordre de priorité.
• la disponibilité des produits : si un produit n'est pas disponible dans un point de vente et doit être expédié depuis un autre.
• les règles d'assignation : si par exemple vous avez décidé que votre point de vente à New York livrait dans tous les Etats-Unis excepté en Californie.

Utiliser le tableau d'assignation

Vous devriez voir une colonne Assignation dans :
SalesOrders

Un message est affiché pour chaque produit. Il peut s'agir d'un message :

• vert = qui signifie que la commande est bien assignée à un ou plusieurs points de vente.
• gris = qui signifie que la commande n'a pas besoin d'être assignée à cause de son statut ou de la date de début des assignations de commandes. 
• rouge = qui signifie que la commande n'est pas assignée car certains produits doivent être assignés manuellement à un point de vente. 

Si vous cliquez sur un message vert ou rouge par exemple, une fenêtre s'ouvre et affiche un tableau d'assignation.

Ce tableau montre à quel(s) point(s) de vente chaque article est assigné et en quelle quantité (vous pouvez trouver le même tableau sur la fiche détaillée de la commande).

A n'importe quel moment vous pouvez modifier ce tableau si les assignations ne vous conviennent pas.

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir combien d'articles doivent être assignés dans la colonne Qty. Ici, à la ligne 3, deux articles doivent être assignés. La ligne est rouge car un article n'a toujours pas été assigné à un point de vente.

Vous pouvez modifier l'assignation de la commande quand vous le souhaitez en assignant les articles à différents points de vente dans le tableau d'assignation de la colonne Assignation qui se trouve dans :
Sales › Orders

Des couleurs et des symboles vous aident à mieux comprendre comment fonctionne le tableau d'assignation :

• Nombres en Vert : signifie qu'il y a du stock
• Nombres en Rouge : signifie qu'il n'y a pas de stock
• Nombres en Orange : signifie qu'il est possible de décrémenter le stock même lorsqu'il n'y en a plus
• Stock not applicable : lorsque la gestion multi-stock est désactivée
• Stock management disabled : lorsque vous ne gérez pas du tout le stock pour un produit

Utiliser les règles d'assignation

Les règles d'assignation vous permettent d'assigner automatiquement les commandes effectuées sur votre site à un ou plusieurs points de vente.

Ces règles sont basées sur l'adresse de livraison du client : code pays et/ou code postal et/ou code région.

Les règles d'assignation vous permettent de définir la zone géographique que chacun de vos points de vente peut couvrir.

Afin de créer votre propre règle d'assignation, choisissez un point de vente en cliquez sur  Edit depuis : 
Sales › POS / Warehouses › Manage POS / Warehouses

Dans l'onglet Inventory settings, choisissez l'option Assign orders depending on specific rules (si vous ne pouvez pas voir cet onglet, vous devez probablement activer Automatic order assignation dans :
System › Config › Wyomind › Advanced Inventory

Dans cet onglet, vous pouvez écrire votre propre règle en utilisant la même syntaxe que l'extension Owebia Shipping (avec leur accord).

• "*" : Par défaut, partout dans le monde.
• " " : Si le champ Assignation Rules est vide, le point de vente n'assignera pas de commandes (excepté avec Pickup At Store où les clients choisissent le points de vente qu'ils veulent).

Voici quelques examples que vous pouvez utiliser avec Advanced Inventory :

• FR(*) : Toute la France
• FR(75*) : Tous les codes postaux français commençant par 75
• DE(7*) : Tous les codes postaux allemands commençant par 7
• US(CA) : Seule la Californie aux Etats-Unis
• FR,DE,CH,ES,IT : France, Allemagne, Suisse, Espagne et Italie
• * - (DE, FR(2A,2B)) : Le monde entier sauf l'Allemagne et la Corse en France

Pour des règles d'assignation plus flexibles, il est possible d’utiliser des expressions régulières :

• FR(/^75[0-9]+$/) : Paris (Tous les codes postaux français commençant par 75 suivis de numéro de 0 à 9)

ETAPE 4 : Gérer les produits

Advanced Inventory vous permet de gérer le stock de chaque produit et sur différents niveaux. 

Activer la gestion multi-stock

Avant de pouvoir utiliser Advanced Inventory, vous devez activer l'option de multi-stocks. Il y a plusieurs moyens de le faire.

1. Depuis :
   Catalog › Manage stocks
   Sélectionnez le/les produits(s) que vous souhaitez puis depuis la selection Actions en haut à droite, choisissez Enable multi-stock. Cliquez sur Submit puis sur Save all changes.
   

   

   
   
   
2. Dans :
   Catalog › Manage products
   Editez un produit. Dans l'onglet Inventory et le sous-onglet Stocks, vous pouvez choisir d'activer la gestion multi-stock en définissant Enable multi-stock sur YES.
   

   

Utiliser l'affichage par arborescence

Vous devriez voir une colonne Stocks où une structure arborescente affiche le total de chaque produit et pour chaque vue magasin, depuis :
Catalog › Manage products

Exemple :

Chaque point de vente est lié à une ou plusieurs vues magasin :

• point de vente FR : Vues magasin anglaise et française
• point de vente DE : Vues magasin anglaise et allemande
• point de vente US : Vue magasin anglaise

Pour un produit disponible dans 3 points de vente :

• point de vente FR : 5 articles,
• point de vente DE : 2 articles,
• point de vente US : 4 articles

Vous aurez la structure arborescente suivante :

Main websites 

    Madison Island 
        English SV (11)

            FR pos (5)
            DE pos (2)
            US pos (4)
        French SV (9)
            FR pos (5)
            US pos (4)
        German SV (6)
            DE pos (2)
            US pos (4)

Vous pouvez aussi filtrer les résultats par vue magasin. Par exemple, si vous choisissez la vue allemande, vous aurez seulement les stocks des produits des points de vente liés à cette vue magasin.

Pour le même exemple que précédemment, vous devriez obtenir :

        German SV (6)

            DE pos (2)

            US pos (4)

ETAPE 5 : Gérer les stocks

Advanced Inventory vous permet de gérer vos stocks.

Un outil du nom de Stock movement journal vous aidera à voir si tous vos changements ont été pris en compte. Cela comprend les changements opérés par n'importe quel utilisateur interne ou via l'API externe.

Vous devriez trouver une liste de toutes les actions réalisées dans :

Sales › POS / Warehouses › Stock movement journal

Il y a 4 moyens d'éditer les stocks :

• depuis la grille :
  Catalog › Manage Stocks
• depuis la page produit en backend :
  Catalog › Manage Products
• avec Mass Stock Update (jetez un œil à l'extension Mass Stock Update):
  System › Import/Export › Mass Stock Update
• via l'API (développeurs web uniquement)

Les stocks de chaque point de vente sont visibles directement sur la page du produit. Les points de vente affichés dépendront des vues magasin liées à ces points de vente et de la vue magasin sur laquelle se trouve le client. Si vous ne voyez pas les stocks du produits pour chaque point de vente, jetez un œil à notre FAQ à ce sujet. 

Gérer vos stocks depuis la page produit en backend

Vous pouvez gérer vos stocks pour chaque entrepôt/point de vente au niveau du produit. Pour avoir accès à la page produit en backend, choisissez un produit dans :
Catalog › Manage PRODUCTS

Cliquez sur Edit et vous aurez la possibilité de gérer les stocks locaux directement dans l'onglet Inventory et le sous-onglet Stocks.

Afin de gérer vos stocks, définissez Enable multi-stock sur YES.

Désormais, vous pouvez gérer vos stocks pour chaque point de vente. Pour un ou plusieurs points de vente, vous pouvez :

• Enable stock : gérer les stocks pour ce POS/WH.
• Disable stock : le POS/WH ne sera pas pris en compte. Utile lorsque certains produits ne sont pas disponibles dans tous vos POS/WH. Sur la page produit en frontend, ce sera affiché comme hors stock. 
• No stock management : stock illimité, aucune quantité n'est gérée pour le produit.

Lorsque la gestion de stock est activée, vous pouvez définir le stock du produit pour chaque point de vente/entrepôt. Vous avez aussi la possibilité de ne pas utiliser les paramètres par défaut. Si vous décochez cette case, vous aurez le choix entre 3 options : 

• No backorders : lorsqu'il n'y a pas de stock, il est impossible de commander le produit.
• Allow quantity below 0 : même s'il n'y a pas de stock, le produit peut être commandé et le stock sera décrémenté. 
• Allow quantity below 0, and notify customer : même s'il n'y a pas de stock, le produit peut être commandé et le stock sera décrémenté. Le client pourra voir en frontend que le produit est en cours de réapprovisionnement et peut être commandé.  

Vous pouvez filtrer les résultats par vue magasin.

Par exemple, si vous choisissez la vue française, vous verrez seulement les points de vente liés à cette vue de magasin et la quantité des produits pour la vue française.

Gérer vos stocks depuis la grille

Advanced Inventory vous permet de gérer vos stocks depuis la grille dans :
Catalog › Manage Stocks

La grille affiche la quantité disponible pour chaque produit.

Vous pouvez activer ou désactiver les stocks en cliquant sur la flèche à droite dans la grille. Si vous cliquez sur Disable multi-stocks, vous ne pourrez pas gérer les stocks de vos produits.

Si vous décider d'activer la gestion multi-stocks, vous pouvez entrer directement dans la grille le nombre de produits dans chaque point de vente. La quantité est ensuite ajustée selon le nombre d'articles dans chaque point de vente. 

Le petit rond orange à côté de la quantité d'un point de vente signifie que le stock peut être décrémenté même lorsqu'il n'y a plus de stocks disponible. Par exemple, si vous tapez -10, alors 10 articles seront déduits de la quantité totale comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessous :

Vous pouvez aussi filtrer les résultats par vue de magasin. Par example, si vous choisissez la vue française, vous verrez seulement les points de vente liés à cette vue ainsi que la quantité des produits de la vue française.

Gérer vos stocks avec l'API

Vous utilisez peut-être une appli web ou un logiciel pour gérer vos stocks. Dans le but de faire le lien entre cet outil et votre Magento, Advanced Inventory vous permet d'utiliser l'API afin de gérer vos stocks.

Vous devriez avoir un fichier d'exemple dans votre répertoire racine Magento, puis dans le dossier Tools/api sous le nom de Advancedinventory-apicall.php.example.

Il y a 5 méthodes :

• setMultistock : afin d'activer la gestion multi-stocks pour des produits
• getWh : pour récupérer tous les entrepôts/points de vente disponibles
• getData : pour récupérer des données (ex : récupérer le stock d'un produit dans un entrepôt/point de vente spécifique)
• setData : afin de mettre à jour des données (ex : mettre à jour les stocks d'un produits dans un entrepôt/point de vente spécifique)
• writejournal : Pour ajouter une ligne dans le journal de mouvements de stocks 

ETAPE 6 : Gérer les droits des utilisateurs

Advanced Inventory vous permet d'attribuer des droits aux différents administrateurs du site dans :
Sales › POS/Warehouses › Manage users permissions

Imaginons que vous ayez 6 points de vente gérés par 3 managers :

• Le premier manager gère les points de vente FR et US.
• Le deuxième gère les points de vente SP et UK.
• Enfin le troisième gère IT et DE.

Vous pouvez donc leur attribuer des droits afin qu'ils puissent gérer leurs propres points de vente comme dans l'exemple suivant :

Désormais, lorsqu'un manager se connectera à l'admin (par exemple le troisième), il pourra voir, gérer et modifier le nombre d'articles attribués aux points de vente qu'il gère (IT and DE) parmi les commandes effectuées par les clients.